איך להיערך לסקרי סיכונים? טיפים חשובים להצלחת התהליך

מחויבות ההנהלה – תנאי בסיסי להיערכות נכונה

אחד הצעדים החשובים ביותר בהכנה לסקר סיכונים הוא גיוס תמיכה ומחויבות של ההנהלה הבכירה בארגון. רק כאשר הדרג הניהולי מבין את החשיבות העליונה של התהליך ומוכן להקצות לטובתו את המשאבים הנדרשים, ניתן להבטיח שהסקר יתנהל בצורה מיטבית ויניב את התוצאות הרצויות.

מחויבות ההנהלה צריכה לבוא לידי ביטוי בכמה היבטים:

1. הקצאת זמן ותקציב ייעודיים לתהליך, כולל שחרור עובדים רלוונטיים למפגשים והתייעצויות עם הסוקר.
2. מתן גיבוי מלא לסוקר בדמות הנגשת כל המידע והמסמכים הדרושים לו, והסרת חסמים בירוקרטיים.
3. הכללת הממצאים וההמלצות מהסקר כשיקול מחייב בתהליכי קבלת ההחלטות והתכנון האסטרטגי.
4. חתירה ליצירת תרבות ארגונית שמעודדת שיתוף ושקיפות סביב סוגיות של ניהול סיכונים.

ללא "הובלה מלמעלה" ברורה ומוצהרת, סקר הסיכונים עלול להיתפס כמטלה טכנית שולית, או כ"ביקורת" מאיימת. אך כשההנהלה משדרת בעקביות שמדובר בפרויקט בעדיפות עליונה, שמטרתו להגן על החוסן הארגוני ולאפשר צמיחה בטוחה, נוצרת אווירה של שיתוף פעולה פורה.

לכן, עוד בטרם תחילת הסקר עצמו, חשוב שההנהלה תקיים מפגשי הכנה עם העובדים והמנהלים הרלוונטיים, בהם יוצגו מטרות התהליך ותועבר אליהם בקשה מפורשת לסייע ככל הניתן לסוקר בעבודתו.

שמאי רכב מומלצים

אברהם פורטי

מקום לא ידוע

חגי פייסחוב

מקום לא ידוע

רחלי קסלסי

מקום לא ידוע

יעקב פרץ

הוד השרון והסביבה

אהרון רבינוביץ

פתח תקווה והסביבה

שלמה כהן

אשדוד, אשקלון והסביבה

בעלי מקצוע נוספים

הצהרות מסוג זה יבהירו לכל הדרגים שהתהליך הוא צורך אסטרטגי ולא המלצה בלבד, ויגבירו מאוד את שיתוף הפעולה. סוקר הסיכונים (סוקר התכולות) שמרגיש שיש לו "רוח גבית" מלאה מצד ההנהלה, יוכל לבצע את תפקידו ביעילות, במהירות ולעומק הרבה יותר – להבדיל ממצב שבו הוא נתקל בהתנגדויות או בסירוב לספק לו נתונים.

תיאום ציפיות מקדים – המפתח להתנהלות חלקה ויעילה

צעד חשוב נוסף בהיערכות לסקר סיכונים מקצועי הוא לבצע תהליך של תיאום ציפיות מסודר וברור בין הארגון לבין סוקר הסיכונים (סוקר התכולות). פגישות התנעה שבהן מוגדרות בצורה חדה ההנחות, ההתחייבויות וגבולות הגזרה של שני הצדדים – יסייעו למנוע אי-הבנות ותקלות בהמשך הדרך.

מומלץ שההנהלה והסוקר יסכמו במשותף, רצוי בכתב, את הסעיפים הבאים:

1. מטרות הסקר והתוצרים המצופים – מהם בדיוק הנושאים והתחומים שייבדקו, ובאיזה פורמט וברמת פירוט יוגש הדו"ח הסופי.
2. משאבים שיוקצו לתהליך – כמה שעות יעמדו לרשות הסוקר לראיונות ולסיורים, לאילו מאגרי מידע הוא יקבל גישה, ומיהם בעלי התפקידים בארגון שיסייעו לו לאורך הדרך.
3. לוחות הזמנים לביצוע – כמה זמן יימשך פרק הסקירה בשטח, מתי יתקיימו פגישות הביניים לסטטוס ועדכון, ומהו תאריך היעד להגשת הממצאים והמסקנות.
4. סודיות והיבטים משפטיים – אילו מנגנוני הגנה על מידע רגיש יופעלו, האם ייחתם הסכם סודיות (NDA) והאם יש דרישות ועקרונות אתיים או רגולטוריים שיש לעמוד בהם.

דיון מוקדם ופתוח בנקודות הללו יסייע לכל הצדדים להיכנס לתהליך עם ציפיות ריאליות, ויצמצם את הסיכויים לעיכובים מיותרים, תסכול או "חריגה מנתיב" בשלבים מאוחרים יותר.

בנוסף, בתיאום הציפיות כדאי לכלול גם התייחסות לתרחישים של אי-הסכמות או קונפליקטים בין הסוקר להנהלה. חשוב להגדיר בצורה חד-משמעית מהו תהליך הבירור במצב שבו צד אחד מרגיש שהצד השני לא עומד בהבטחותיו או מפר את הסיכומים. קביעת פרוטוקול גישור מראש תחסוך אי-נעימויות בעתיד.

תשתית נתונים מוכנה מראש – בסיס להערכה יעילה ומהירה

מלבד ההכנה הפרוצדורלית והתודעתית לביצוע סקר סיכונים, יש חשיבות עצומה גם להכנה הטכנית בפן של איסוף ועיבוד הנתונים הרלוונטיים. ארגון שדואג מראש לרכז, לתעד ולהנגיש את כל המידע החיוני על פעילותו – יאפשר לסוקר התחלה מהירה ומבוססת, והתקדמות חלקה לאורך כל שלבי הסקר.

בין סוגי התיעוד והמסמכים שרצוי להכין:

1. מפת ארגונית מפורטת – המתארת את כל היחידות, האגפים והתפקידים, כולל ממשקים וכפיפויות.
2. מפת תהליכים עסקיים – הכוללת תיאור של התהליכים המרכזיים, שלביהם, בעלי התפקידים המעורבים, התשומות והתפוקות בכל שלב.
3. נתונים פיננסיים – כגון מאזנים, דו"חות רווח והפסד, תזרימי מזומנים, דו"חות מכירות ותחזיות עתידיות.
4. נתונים תפעוליים – כגון דו"חות ביצועים, נתוני פחת ותקלות, KPIs מרכזיים, סטטיסטיקת שירות לקוחות וכד'.
5. פרוטוקולים מוועדות ודיונים – החלטות מפגישות הנהלה, דיונים בדירקטריון, ממצאי ביקורות פנימיות וחיצוניות.
6. חוזים והסכמים מסחריים – כגון הסכמים עם ספקים וקבלנים, חוזי שכירות/רכישה, הסכמי רמת שירות וכו'.

כאשר כל המידע הקריטי הזה זמין ונגיש, סוקר הסיכונים יוכל "לצלול" מהר יותר לתוך הפרטים המהותיים, מבלי להתעכב על איתור המידע הבסיסי. זה יאפשר לו להקדיש את מרב זמנו וכישוריו לאנליזה של הנתונים, ולהסקת מסקנות ותובנות מעמיקות יותר.

כמובן שתהליך הכנת התשתית המידעית לא אמור להתבצע ברגע האחרון – אלא להיות מוטמע כחלק מהשגרה הארגונית וממדיניות הממשל התאגידי. ככל שהנתונים נאספים, מנוהלים ומאורגנים באופן שיטתי ושוטף – כך מהירות התגובה לצרכי הסוקר תהיה גבוהה יותר, והסקר יוכל להתבצע "חלק" יותר.

לסיכום, ההיערכות האפקטיבית לסקר סיכונים מורכבת ממספר "שכבות" חיוניות – החל ממחויבות ההנהלה וגיבויה הנחוש לתהליך, עבור בתיאום ציפיות ברור ומסודר עם הסוקר לגבי ההיבטים המהותיים ולוחות הזמנים, וכלה בהכנה מקדימה ובניית תשתית נתונים ומידע זמינה ומוכנה לשימוש.

ככל שהארגון יקפיד על ביצוע מדוקדק של כל אחד מהצעדים הללו, כך הוא יבטיח שסוקר הסיכונים (סוקר התכולות) יוכל למקסם את הערך שהוא מביא, ושהסקר עצמו יהיה ממוקד ומועיל ככל הניתן בזיהוי וניתוח הסיכונים החשובים ביותר הדורשים מענה.

ב- אנו מציעים את טובי המומחים להערכת סיכונים שיסייעו לכם לתכנן ולהוציא אל הפועל סקר סיכונים מיטבי, בהתאם לצרכים ולמאפיינים הייחודיים של הארגון שלכם. השאירו פרטים עוד היום ונשמח לחבר אתכם לסוקר המתאים ביותר שילווה אתכם לאורך כל התהליך.