היערכות מראש – המפתח לביצוע סקר מהיר ויעיל

במצבי חירום ואי-ודאות גוברת, כמו מגפות, אסונות טבע, מתקפות סייבר או משברים גיאופוליטיים, הצורך בסקר סיכונים (סקר תכולות) מקיף הופך לקריטי מתמיד. ארגונים נדרשים במהירות להבין את ההשלכות של המצב החדש על החשיפה הכוללת שלהם, ולאמוד איך משתנה מפת האיומים והסבירויות.

אתגר המפתח בסקר סיכונים במצב חירום הוא היכולת לבצע את התהליך במהירות האפשרית, תוך כדי אי-הוודאות וחוסר הבהירות. חיוני להשיג תמונת מצב מלאה בזמן אמת כדי לאפשר למקבלי ההחלטות להגיב בצורה מהירה ומדויקת לאיומים החדשים.

לכן, גיבוש מראש של נהלים ופרוטוקולים לסקרי חירום הוא צעד הכרחי בהיערכות הארגונית לשעת משבר. על סוקר הסיכונים (סוקר התכולות) והנהלת הארגון לעצב תוכנית עבודה מותאמת למצב כזה, שתקצר ותייעל את ביצוע הסקר במספר דרכים:

1. צמצום היקף – במקום סקר מקיף ורב-שלבי, בחירום נתמקד רק בזיהוי והערכה של הסיכונים הספציפיים שהאירוע הנוכחי חושף, כדי "לכבות שריפות" ולטפל במוקדי הסכנה המידיים ביותר.
2. שאלונים וצ'ק-ליסטים מוכנים מראש – במקום להתחיל מאפס, נסתמך על רשימות בדיקה מובנות שמותאמות לסוג החירום, כדי לחסוך זמן בפיתוח הכלים וניסוח השאלות.
3. שימוש במקורות מידע חלופיים – אם אין אפשרות לקיים סיורים פיזיים או ראיונות פנים אל פנים, נשתמש בשאלונים דיגיטליים, שיחות וידאו, תצפיות מרחוק, ניטור אוטומטי וכד'.
4. תגבור כח-אדם – נציב צוות ממוקד ומוגדל של סוקרים ואנשי מקצוע רלוונטיים (כמו אנשי מחשוב וסייבר במקרה של התקפת סייבר) כדי לאפשר מענה מהיר ורציף לאורך כל שעות היממה.
5. הקמת חמ"ל – נקים מרכז שליטה ובקרה ייעודי לניהול הסקר, עם דיווחים שוטפים ודיונים מקוונים, כדי לתכלל את כל הפעילות ולהעביר את התובנות והמסקנות בזמן אמת לגורמי ההנהלה.

בתרגולות והכשרות עיתיות של צוותי הסקר, אפשר "להריץ" את הפרוטוקול ולבחון איך הוא מתנהל באופן מעשי. השילוב בין תוכנית מוכנה מראש לבין תרגול שוטף שלה מגביר את המוכנות של הארגון להתמודד גם עם התרחישים הקיצוניים ביותר.

המומלצים לשנת 2024 בתחום סוקר סיכונים

אוריאל גביש

טרם התקבל דירוג

זמינות מיידית

יוסי אזולאי

טרם התקבל דירוג

זמינות מיידית

שלמה לוגסי

טרם התקבל דירוג

זמינות מיידית

רפאל גרינשטיין

טרם התקבל דירוג

זמינות מיידית

רונן ספיר

טרם התקבל דירוג

זמינות מיידית

פליקס דוראל

טרם התקבל דירוג

זמינות מיידית בעלי מקצוע נוספים

היוועצות עם מומחים חיצוניים – הפרספקטיבה שהכרחית במצב לא מוכר

במצבי חירום המאופיינים באי-ודאות ובנתונים חלקיים, נוצר אתגר ממשי של הערכת מצב והבנת ההשלכות העתידיות של כל החלטה. לסוקר הסיכונים הפנים-ארגוני חסר לרוב הידע המעמיק בתרחישים ייחודיים כמו מגפות, קריסת ספקים, אובדן מידע קריטי או אסונות סביבתיים חריגים.

לכן, במצבים כאלו מומלץ בחום להיעזר בליווי ובהיוועצות עם מומחים חיצוניים, שיכולים להציע פרספקטיבה רחבה יותר ולחלוק תובנות משמעותיות מארגונים או מדינות אחרות שהתמודדו עם מצבים דומים בעבר.

אנשי מקצוע כמו אפידמיולוגים, מומחי סייבר, יועצים לשרשרת אספקה או מומחים במשברים גיאו-פוליטיים יוכלו להאיר היבטים נוספים של החשיפה, שהסוקר הפנימי לא בהכרח מודע אליהם. הם גם יציעו דרכי פעולה חלופיות על בסיס הניסיון המצטבר שלהם.

לדוגמה, במצב של מגפה כלל-עולמית, אפידמיולוג בכיר יוכל לסייע להעריך את ההסתברות להדבקה של עובדים במפעל, את אופן ההתפשטות הצפוי, ואת ההשפעה הפוטנציאלית על הפעילות העסקית ועל שרשרת האספקה. הוא גם יידע לפרט את הצעדים המומלצים למזעור הנזק.

בהקשר של מתקפת סייבר או דליפת מידע, מומחה סייבר חיצוני יוכל לבחון בעין מיומנת את חומרת הפגיעה, לספק הערכה מהימנה של היקף הנזק וסבירות הישנותו בעתיד, ולהמליץ על פתרונות שיחזקו את רמת ההגנה של הרשת והמערכות.

הידע והמומחיות של אנשי מקצוע כאלו הוא קריטי לסוקר הסיכונים (סוקר התכולות) הפנימי, שכן הוא מאפשר לו להבין טוב יותר את מגוון ההיבטים, ומעודד אותו לבחון סיכונים שאולי לא עמדו על הפרק בסקרים קודמים ושגרתיים יותר.

מומחיותם יכולה גם לסייע בזיהוי "איומי על" רוחביים שפחות מוכרים בהקשר הצר של הארגון עצמו. תובנות לגבי השלכות פוליטיות, חברתיות כלכליות של מצב החירום על סביבת הפעילות הכללית – יאפשרו תמונה כוללת ומקיפה יותר בדו"ח הסיכונים.

כמובן שחשוב לבחור את המומחים בקפידה ולוודא שהם בעלי מוניטין וניסיון מוכח בהתמודדות עם סיטואציות מורכבות. אך העזרה שלהם תהיה לרוב בעלת ערך רב, ותעזור לסוקר לספק תובנות חדשות ועמוקות יותר להנהלה – שיקלו עליה את ההתמודדות עם מצב החירום הלא מוכר.

ניטור רציף ודינמי של התפתחות המצב

בהינתן האופי המשתנה של מצבי חירום והאפשרות להסלמה או להתפתחויות בלתי צפויות, חשוב לזכור שסקר סיכונים (סקר תכולות) במצב כזה אינו יכול להיות אירוע חד-פעמי ונקודתי. על הסוקר לבצע הערכה דינמית ומתמשכת כל העת, על מנת לעקוב אחרי השינויים בסביבת הסיכון ולעדכן את תמונת המצב בהתאם.

במלים אחרות, בעוד שבמצב רגיל סקר סיכונים מתקיים אולי פעם בשנה (או בתדירות נמוכה יותר), באירוע חירום הוא הופך לפעילות מתמשכת שחייבת להתבצע כמעט בזמן אמת. הסוקר צריך להיות מוכן לאסוף נתונים ולעבד אותם באופן רציף, כדי להתריע על שינויי כיוון או נקודות כשל שמתפתחות תוך כדי התרחשות האירוע.

בנוסף, סוקר מנוסה ידע להשתמש בערוצי תקשורת פתוחים ושקופים יותר עם עובדי "חזית" וגורמים חיצוניים כדי לקבל מהם עדכונים וחוות דעת בזמן אמת. ככל שהוא יישאר מעורה ומחובר למתרחש בשטח, כך יוכל לספק הערכה מהימנה ועדכנית יותר למקבלי ההחלטות.

באותו הקשר, חשוב שהדיווח של סוקר הסיכונים להנהלה יהיה מיידי ותכוף. בניגוד לסקר שגרתי שמסתיים בדו"ח מסכם חד פעמי, בחירום יידרשו דיווחי סטטוס יומיים או אפילו משמרתיים. ישיבות מקוונות קצרות וממוקדות בהשתתפות המנכ"ל וראשי האגפים יאפשרו לחדד את ההבנה באופן רציף.

סיכומו של דבר, ניטור דינמי ורציף של התפתחות מצב החירום הוא מרכיב חיוני בסקירת הסיכונים האפקטיבית במקרים כאלו. הוא מחייב שינוי מהותי בתפיסה, בטכנולוגיות ובשיטות העבודה של הסוקר – אך בסופו של דבר הוא הכרחי כדי לספק להנהלה את כלי קבלת ההחלטות הטובים ביותר במצבי לחץ ואי-ודאות.

אם אתם מוצאים את עצמכם ניצבים בפני אתגר של סקר סיכונים בשעת חירום, ב- אנו מציעים לכם את התמיכה המלאה של סוקרי הסיכונים וסוקרי התכולות הטובים והמנוסים בישראל – עם נסיון מוכח בהערכת מצב במשברים מהסוגים השונים. שתפו אותנו כבר עכשיו בפרטי המצב, ונשמח להתאים לכם פתרון שיאפשר לכם להתמודד עם האתגר בצורה המיטבית.