מאפייני הפעילות העסקית – בסיס הכרחי להערכה

בבואנו לבצע הערכת סיכונים אפקטיבית בארגון כלשהו, חייבים קודם כל להכיר לעומק את מאפייני הפעילות העסקית הייחודיים לו. סוג העיסוק, מבנה הארגון, תהליכי העבודה, המיקום הגיאוגרפי והתרבות הארגונית – כל אלו משתנים קריטיים שיכתיבו במידה רבה את טיב הסיכונים שצפויים.

סוקר הסיכונים (סוקר התכולות) צריך לבחון ביסודיות את הפרמטרים הבאים:

1. ענף ותחום הפעילות – כל תעשייה מתאפיינת בפרופיל סיכונים שונה. למשל, חברת תוכנה תתמודד עם סיכוני סייבר משמעותיים יותר מאשר מפעל מזון, שיתמקד בעיקר בסוגיות בטיחות ותברואה.
2. מבנה ארגוני ומשאבי אנוש – חברה עם היררכיה מורכבת ועובדים מבוזרים גאוגרפית תהיה חשופה לאתגרי תקשורת וממשק מסוג אחר מאשר סטארט-אפ צעיר עם מספר מצומצם של עובדים במשרד אחד.
3. תהליכים עסקיים ונהלי עבודה – התהליכים והפרוצדורות הארגוניות מכתיבים איך מתנהלת העבודה בפועל ומה הסיכוי לטעויות אנוש, כשלים או אירועים חריגים. נהלים מסודרים וממוסדים מפחיתים חלק מהסיכונים.
4. סביבת הפעילות הפיזית – האזור הגיאוגרפי והמתקנים הפיזיים מכתיבים את הסיכונים הסביבתיים, כגון חשיפה לאסונות טבע, איומים ביטחוניים או עבירות רכוש. גם תנאי אחסון או מערך לוגיסטי יכולים להוות נקודות תורפה.
5. השפעות חיצוניות – גורמים כגון רגולציה ענפית, תחרות, טכנולוגיות משבשות או תנודתיות במחירי חומרי גלם, עשויים להכתיב סיכונים שהם מעבר לשליטה המיידית של הארגון. חשוב להכיר אותם ולהתייחס אליהם.

הבנה מעמיקה של ההקשר העסקי הרחב, ושל האינטראקציה בין כל המרכיבים הללו, היא תנאי הכרחי לביצוע הערכת סיכונים רלוונטית ומהימנה. בלי היכרות מספקת עם ה-DNA הארגוני הספציפי, קשה עד בלתי אפשרי לזהות את כל מוקדי הסיכון האפשריים.

התרבות והערכים הארגוניים – ההשפעה על תפיסת ומוכנות הסיכונים

גורם מכריע נוסף שמשפיע רבות על הערכת הסיכונים בארגון הוא התרבות והערכים הרווחים בו. מערכת האמונות, הנורמות וצורת ההתנהלות המקובלת קובעות במידה רבה את האופן שבו הארגון תופס סיכונים, מתייחס אליהם ובוחר להתמודד איתם.

כך למשל, בחברה עם תרבות של שקיפות, אחריות אישית ודיווח גלוי על בעיות, סביר יותר שעובדים ומנהלים ידווחו מיוזמתם על סיכונים או אירועים חריגים שמתגלים. לעומת זאת, בסביבה ארגונית המדגישה צייתנות, טיוח והאשמות – תיתכן הסתרה של סיכונים מהותיים.

בדומה, הגישה שמטפחים בארגון כלפי שינויים וחדשנות תשפיע על המוכנות להכיר בסיכונים משבשים או מפתיעים. ארגון שמרן ושונא סיכון עלול "להתעלם" מאיומים לא שגרתיים, בעוד שחברה הנוטה לאמץ חידושים תזהה אותם מוקדם יותר.

גם סדרי העדיפויות והערכים שמובילה ההנהלה משחקים תפקיד קריטי. אם הדגש העיקרי הוא על הגדלת הרווחיות בכל מחיר, יתכן זלזול בסיכונים הקשורים לאיכות, בטיחות או אתיקה. אם לעומת זאת מוטמעת אחריות תאגידית וראייה ארוכת טווח, ההתייחסות לסיכונים תהיה מאוזנת הרבה יותר.

לכן, בבואו לבצע הערכת סיכונים בארגון, סוקר הסיכונים (סוקר התכולות) חייב "לקרוא את המפה" התרבותית ולהבין את ערכי הליבה המכתיבים את סדרי העדיפויות וההתנהלות של העובדים והמנהלים.

עליו לבחון גם את "טון ההנהלה" ואת המסרים המועברים מהדרגים הבכירים. האם מדגישים ערנות ושיתוף מידע על סיכונים או שמא משדרים ש"הכל בסדר" ושעדיף לא להעלות בעיות? כל אלו סימנים שיכולים לרמז היכן טמונים סיכונים סמויים.

כמובן שלרוב מדובר בהשפעה מורכבת ועדינה, שלא תמיד ניתן למדוד אותה בכלים כמותיים. אך מעריך מנוסה שמגיע מבחוץ, עם "עיניים טריות", לעיתים דווקא יוכל לזהות את ה"פילים שבחדר" שהתרגלו להתעלם מהם.

תרבות ארגונית המודעת לחשיבות ניהול הסיכונים, ומעודדת בצורה עקבית איתור מוקדם, דיווח ושיתוף בידע, היא בסיס הכרחי להערכת סיכונים אפקטיבית והטמעה של תהליכי שיפור. ללא בסיס ערכי כזה, גם ההערכה המקצועית ביותר תתקשה לחולל שינוי של ממש.

איכות המידע הזמין – תנאי הכרחי להערכה מהימנה

במלים אחרות, הערכת סיכונים תהיה טובה רק כמו איכות הנתונים עליהם היא נשענת. אם הסוקר מקבל אינפורמציה חלקית, מיושנת או מוטה, התמונה שתתקבל לא תשקף נכונה את המצב האמיתי ועלולה להוביל למסקנות מוטעות.

מכאן החשיבות האדירה של מערכות IT מתקדמות לאיסוף וניתוח נתונים בהקשר של ניהול סיכונים. ארגון המטמיע כלים ממוחשבים לדיווח שוטף על תקריות, אירועים חריגים, תוצאות בדיקות וביקורות – ייצור בסיס מידע איתן שיאפשר הערכה אובייקטיבית של הסיכונים.

כמו כן, זמינות של נתונים היסטוריים מאפשרת זיהוי של מגמות ודפוסים חוזרים לאורך זמן. כך ניתן להעריך את ההסתברות של התממשות סיכונים, על סמך התדירות שבה התרחשו בעבר. ללא מאגרי מידע כאלו, הסוקר יכול להסתמך רק על הערכות אינטואיטיביות.

נקודה נוספת היא האפשרות להצליב מידע ממקורות שונים כדי לקבל פרספקטיבה רחבה. דוגמה – שילוב נתוני מכירות עם נתוני שירות לקוחות ואיכות יכול לחשוף סיכוני מוניטין סמויים. ללא התממשקות בין מערכות המידע, הסיכון הזה עלול להיעלם מעיני הסוקר.

חשוב לזכור שלצד זמינות המידע, גם הפורמט והאופן שבו הוא מוצג משפיעים על איכות ההערכה. ככל שהנתונים מוצגים בצורה ויזואלית, קריאה וידידותית למשתמש, קל יותר לסוקר לנתח אותם, לזהות אנומליות ולהסיק מסקנות אופרטיביות לגביהם.

לכן, אנשי המקצוע שאמונים על הערכת הסיכונים בארגון הם בין "הלקוחות" העיקריים של מערכות ה-IT והבקרה הארגוניות. הם יכולים וצריכים להגדיר דרישות ברורות לגבי המידע שהם זקוקים לו, ולוודא שיש להם נגישות מלאה אליו בכל עת.

איכות המידע היא ללא ספק אחד הגורמים המרכזיים המשפיעים על הערכת סיכונים מקצועית ומדויקת. זהו תנאי בסיסי שבלעדיו גם הסוקרים המיומנים ביותר יתקשו לבצע עבודתם נאמנה. רק שילוב בין מערכות מידע מתקדמות, תהליכי עבודה מסודרים לאיסוף נתונים, ומעריכים חדי עין שיודעים לנתח ולפרש אותם נכון – יוביל להערכת סיכונים אמינה.

לסיכום, בבואנו לבחון את הגורמים המשפיעים על הערכת סיכונים בכל ארגון, עלינו להסתכל במכלול רחב של היבטים הכוללים את המאפיינים העסקיים הייחודיים, התרבות והערכים הארגונים ואיכות ונגישות המידע הקיים.

ככל שסוקר הסיכונים (סוקר התכולות) ישכיל להכיר לעומק את ההקשר הארגוני, להבין את האתוס והשפה המקומית, ולהסתמך על בסיס נתונים מוצק – כך תהיה הערכת הסיכונים שלו קולעת, מועילה ובעלת ערך רב יותר לתהליכי קבלת ההחלטות.

מעוניינים גם אתם בהערכה מדויקת ומקצועית של הסיכונים בארגון? מחפשים את שירותי הסקירה האיכותיים והמנוסים ביותר בתחום? פנו עוד היום למאגר המומחים המקיף של ותוכלו להיות בטוחים שהסיכונים שלכם בידיים הטובות ביותר.